随着信息社会的快速发展，现代计算机技术和通信技术的应用和发展越来越普及，计算机网络构建的数字化环境对我们的影响越来越大。用户对档案信息的需求越来越大，如学生档案、医院档案等，信息共享的迫切性越来越明显。在这种形势下，数字应运而生，并逐渐成为加快信息化步伐和档案馆发展的需要。
是指利用扫描仪或数码相机等数字设备对纸质档案进行数字化处理，转换成可存储在数字载体上并由计算机处理的图像或文本，以达到检索准确、快捷方便、存储空间小、维护方便安全等效果。随着现代互联网技术的发展，数字化档案管理已成为一种管理趋势，但同时也要认识到数字化档案管理的优势和劣势，充分利用其优势，不断改进其劣势，从而更好地服务于现代社会的发展。
数字档案管理系统服务的优势：
1.提高办公效率。
传统的档案资料以纸质为主，占用空间大，查找不方便。纸质档案由于其大小、重量、内容等原因，需要经常整理，要十分注意档案管理的环境。传统的档案管理大多是在固定的时间、固定的人员、固定的场所进行的。档案的鉴定、整理、归档等过程需要大量的时间来完成，有时会出现事倍功半的情况。
数字化档案管理可以使档案管理业务更加方便、高效、快捷，档案可以及时归档、快速整理、更加快捷地提供和利用，能够准确反映档案的现状。数字化信息管理可以通过信息技术的智能化操作，自动对档案信息进行校准、整理、归类，档案管理人员通过查看目录，对信息进行有效管理，从而缩短工作时间，便于操作，提高工作质量。
2.突破时空限制。
传统的档案管理从归纳、整理、保存到查阅都受到时间和空间的限制，造成了人力、物力和财力的极大浪费。数字档案管理系统允许每个用户在任何时间、任何地点访问档案管理系统，查询自己需要的档案信息，不受时间和空间的限制。而且，不管多少人查资料，都可以同时查，不需要排队按顺序检查。
3.管理标准化
档案是社会信息资源的重要组成部分，逐渐成为经济建设和科学文化发展的重要资源，信息数字化的内涵涉及档案工作的方方面面。档案的数字化管理便于制定统一的、易于操作的档案标准，从而做好档案的标准化和规范化工作。
数字化档案管理的建设为档案工作的稳定、持续、健康发展注入了新的活力。目前，在社会的各行各业中，数字化档案信息以其易于管理、方便查找的优势，成为广大人民群众喜闻乐见的方式，其生命力和发展后劲将是传统档案馆无法比拟的。
